De forma general, los metadatos se definen como la información acerca de los datos y tratan de cumplir este objetivo mediante las siguientes funciones:
a) Descripción del contenido y características de información cartográfica
Las herramientas de gestión de información cartográfica han permitido el uso de bases de datos cartográficas digitales por todo tipo de profesionales, que además tienen la posibilidad no sólo de explotar estos datos, sino de crearlos y modificarlos. Por ello, cada vez se hace más necesario el desarrollo de métodos para la descripción de las características de la información geográfica de tal forma que cualquier usuario pueda analizar el contenido de una base de datos cartográfica independientemente del ámbito profesional en el que esta haya sido creada y de los métodos empleados para ello. Esta información suele almacenarse en archivos que se denominan metadatos y que deberían ir siempre acompañando a las bases de datos cartográficas.
b) Información sobre las limitaciones de uso
La información geográfica digital constituye un intento de describir y modelizar el mundo real. Un modelo es una abstracción del mundo real y por lo tanto es una descripción parcial en la cual hay fenómenos que se simplifican, otros que se aproximan y otros que directamente se ignoran. Los metadatos pretenden dar información sobre las asunciones y limitaciones que posee cada base de datos cartográfica para poder evaluar su validez para un uso concreto. De esta forma se consigue que no se realice un uso inadecuado de la información (ISO19115).
c) Catalogación, organización y localización de la información geográfica
Se están desarrollando grandes volúmenes de información cartográfica pero en general es difícil el acceso a la misma e incluso el conocimiento de su existencia. Si no se dispone de bases de datos con información sobre que datos existen, estos se van almacenando pero al desconocerse su existencia el resultado es que no se utilizan. De este modo la información pierde su valor al no cumplir el objetivo para el que se ha creado: su utilización. Por ello, es necesario también crear herramientas de catalogación de la información cartográfica que permitirán tanto su organización y como la inclusión de toda la información disponible en catálogos de acceso público a través de Internet. El desarrollo de métodos de catalogación para organizar la información permitirá un acceso generalizado y ágil a la información existente, incluso por usuarios diferentes a los de la comunidad geoespacial tradicional. “Una serie de estudios ha demostrado que; aunque el valor de los datos geoespaciales está reconocido tanto por el gobierno como por la sociedad en general, el desconocimiento de la existencia de los datos, la información mal documentada sobre los conjuntos de datos y las inconsistencias existentes entre estos reducen considerablemente la utilización real de los datos geoespaciales” (IDEE, 2005).